Responsable de la Coordination et des Partenariats – Bureau Pays

Appui à la Direction Pays et à la coordination
Coordonner les activités liées aux réunions stratégiques de l'équipe de direction, notamment la préparation des ordres du jour, la documentation et le suivi des décisions afin d'optimiser l'efficacité du leadership.
Préparer des notes d'information, dossiers de briefing, analyses et présentations destinés aux réunions de la Direction Pays ainsi qu'aux rencontres avec les partenaires externes.
Élaborer et maintenir à jour des outils de suivi des priorités stratégiques du Bureau Pays et assurer le suivi des engagements pris par les différents départements.
Suivre l'avancement des plans de travail convenus et porter à l'attention de la Directrice Pays les difficultés ou risques susceptibles d'affecter leur exécution.
Anticiper les goulots d'étranglement et signaler de manière proactive les risques opérationnels ou programmatiques afin de permettre une intervention en temps opportun.
2. Facilitation des processus interdépartementaux
Coordonner les activités de planification et de suivi entre les équipes Programmes, Finances, Ressources Humaines et Opérations afin de renforcer leur alignement.
Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions prises par l'équipe de Direction Pays ainsi que des principales étapes des programmes, produire des rapports d'avancement réguliers et alerter rapidement la Directrice Pays sur les risques ou retards éventuels.
Coordonner les échanges d'informations et le suivi des demandes entre les équipes techniques et les fonctions support afin de faciliter une communication fluide et efficace.
3. Communication institutionnelle et relations avec les bailleurs
Appuyer les initiatives de communication interne et institutionnelle sous la supervision de la Directrice Pays.
Soutenir la préparation des rapports narratifs destinés aux bailleurs des projets en cours, en veillant au respect des exigences, formats et échéances de chaque partenaire financier ainsi qu'à la cohérence entre les différents programmes de TechnoServe.
Collaborer avec les équipes Suivi-Évaluation (MEL) et Communication des projets afin de documenter et valoriser les résultats, les témoignages des bénéficiaires et les données d'impacts des interventions à travers des études de cas, success stories, bulletins d'information et autres supports.
Élaborer, mettre à jour les supports de communication institutionnelle de TechnoServe Bénin (présentations institutionnelles, fiches pays, profils organisationnels, contenus du site internet et des réseaux sociaux) en collaboration avec les équipes concernées.
Veiller à la cohérence des messages institutionnels, au respect de l'identité visuelle de TechnoServe et des exigences de visibilité des bailleurs.
4. Gestion des relations avec les parties prenantes et partenaires
Sous la supervision de la Directrice Pays, appuyer les activités d'engagement des parties prenantes en coordonnant les réunions, en assurant le suivi des échanges et des actions convenues.
Participer, sur délégation de la Directrice Pays, aux réunions de coordination ou de concertation avec des partenaires, préparer les comptes rendus et assurer le suivi des décisions.
Maintenir à jour une cartographie des principaux acteurs de l'écosystème de développement au Bénin ainsi qu'une base de données des principaux contacts.
Appuyer la préparation et l'organisation des rencontres avec les bailleurs et les partenaires.
5. Appui à l'élaboration des propositions de projets
Coordonner les contributions à l'élaboration de propositions relatives aux extensions, phases complémentaires ou changements d'échelle des programmes existants, en collaboration avec les équipes techniques.
Compiler et synthétiser les données de performance des projets afin de constituer une base de données probantes pour l'élaboration de nouvelles propositions.
Veiller à la cohérence entre le contenu des propositions, les résultats des programmes, les enseignements tirés de leur mise en œuvre et la stratégie pays.
Coordonner les contributions techniques des équipes de programme dans le cadre des exercices de conception liés au portefeuille existant.

Avec un Master (BAC+5) : cinq (5) années d'expérience professionnelle progressive dont deux (2) années minimum dans un poste de coordination, de gestion de programmes ou d'appui à la direction au sein d'une ONG internationale ou d'une organisation de développement ; ou
Avec une Licence (BAC+3) : au moins sept (7) années d'expérience pertinente en coordination, gestion de programmes ou appui à la direction
Expérience confirmée dans l'appui aux équipes de direction dans un environnement dynamique gérant plusieurs programmes
Expérience dans la rédaction de rapports narratifs et de supports de communication destinés aux bailleurs institutionnels
Expérience de collaboration avec des partenaires des secteurs public, privé et de la société civile
Bonne connaissance du contexte économique, social et entrepreneurial du Bénin constitue un atout majeur
Une expérience en démarrage de projets ou en coordination multipartite serait un avantage
Compétences techniques :
Excellentes capacités d'analyse stratégique et aptitude à traduire les orientations de la Direction en actions concrètes
Qualités personnelles :
Excellentes compétences organisationnelles avec une forte capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers
Solides aptitudes relationnelles et capacité à évoluer dans un environnement multiculturel
Grande rigueur, sens de l'organisation et respect des délais
Forte capacité d'initiative, autonomie et jugement professionnel
Sens élevé de la confidentialité, de l'intégrité et de l'éthique professionnelle
Résilience et capacité d'adaptation dans un environnement exigeant
Forte orientation résultats et aptitude à résoudre des problèmes complexes
Langues exigées :
Bonne maîtrise du français (obligatoire)
Bonne maîtrise de l'anglais à l'oral comme à l'écrit (obligatoire)
Excellentes capacités de communication orale et écrite en français et en anglais
Conditions et avantages